Собрание и совещание

Содержание

“” Введение

“” . Роль собраний и совещаний в процессе управленческого труда
“” . Подготовка и проведение собраний, совещаний менеджерами
“” . Техника выступления и обсуждения вопросов на собрании, совещании
“” . Документальное оформление и принятие решения на собрании, совещании

“” Заключение
“” Список литературы

Введение

Люди старшего возраста помнят, как проходили совещания на российских предприятиях и в организациях в период 70-80-ых годов прошлого века. Решение, как правило, заранее принимали руководители высшего звена управления
· директор и секретарь партийной организации. А затем проводились совещание, на котором это решение принималось большинством голосов. Собственно говоря, совещание организовывалось с целью информирования коллектива сотрудников с принятым решением. Если же в коллективе находились люди, не согласные с данным решением, на совещании руководства прикладывало все усилия к тому, чтобы подавить инакомыслие. Как правило, это удавалось
Открыто говорить о таком методе проведения совещаний
· было не принято. Наоборот, руководители всегда подчеркивали, что решение принималось всем коллективом, и что оно детально было обсуждено на многочасовом совещании. Организация или предприятие считалось благополучным, если в нем присутствовали монолитность, единомыслие послушность коллектива работников своему руководству.
Современные условия в России принципиально изменились
· возникла необходимость в принятии важных решений, в которых были бы взаимоувязаны многие позиции и точки зрения, присутствующие в коллективе работников. Такое многоуровневое и многопозиционное решение, как правило, является и самым успешным в новой российской экономической ситуации.
К сожалению, наблюдения показывают, что во многих фирмах деловые совещания проводятся в традиционном российском (или, точнее, советском) стиле единомыслия.
Целью представленной курсовой работы является изучение подготовки и проведения собраний и совещаний.
1. Роль собраний и совещаний в процессе управленческого труда

Совещания
· одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.
Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.
Деловое совещание
· способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:
сбор и переработка информации;
координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;
принятие решения.
Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.
Для некоторых сотрудников пребывание на совещании
· единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.
Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.
Совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.
1. По назначению:
информационные совещания,
оперативные (для обмена информацией в целях оценки действительного положения на объекте управления и выработки решений дальнейшему управлению);
дискуссионные (с целью коллективно обсуждения возникших проблем);
учебные (с целью сообщен дополнительных профессиональных знаний);
разъяснительные, в ходе которых руководство стремится убедить сотрудников в правильности проводимой им политики и неизбежности предпринимаемых шагов);
проблемные (для выработки метода решения существующих проблем).
2. По периодичности (частоте) проведения:
разовые;
регулярные;
периодические.
3. По количеству участников:
узкий состав (до пяти человек);
расширенные (до двадцати человек);
представительные (свыше двадцати человек).
4. По степени стабильности состава участников совещания:
с фиксированным составом;
с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
комбинированные.
5. По принадлежности:
партийные (и других общественных организаций);
административные;
научные и научно-технические;
объединенные.
Эффективность совещаний зависит также от того, как ими руководят. Для повышения эффективности совещаний необходимо учитывать, что в зависимости от степени плановости, характера рассматриваемых вопросов, назначения, психологических особенностей проведения и продолжительности совещания могут быть различного типа:
1) плановые и неплановые (в случае крайней необходимости);
2) текущие (посвящаются обсуждению ряда взаимосвязанных вопросов) и целевые (по одному или группе взаимосвязан” вопросов).
Если на совещании рассматриваются сложные проблемы, то надо непременно обеспечить условия для коллективного умственного труда присутствующих. О том, что групповая работа удалась, можно говорить тогда, когда результат ее:
выше результата труда лучшего члена группы;
лучше суммы индивидуальных результатов всех членов группы.
Групповая работа требует специальной подготовленности. При физическом труде это правило само собой разумеется (коллективный труд всегда производительнее), но при умственном труде достигнуть соответствующего результата значительно сложнее.
Обстановка на совещании чаще всего зависит от руководителя. Деловому сотрудничеству мешают чрезмерная критика, разнообразные сетования и т.п. Для создания атмосферы непринужденности и деловитости надо, чтобы его участники чувствовали себя равными и ощущали значимость рассматриваемых проблем.
Руководитель совещания должен следить за тем, чтобы непринужденность не подавляла деловитость и наоборот. Неприятную для всех проблему надо рассматривать в конце совещания (часть людей к тому времени можно отпустить) и, по возможности, коротко. Большинство же таких проблем необходимо решать в индивидуальном порядке. Лучше, когда в начале совещания своими мыслями поделятся менеджеры и специалисты низших уровней управления. Менеджер совещания обязан создавать деловую и в то же время свободную обстановку, в которой каждый чувствует себя раскованно. Гнет, атмосфера страха и недоброжелательности никак не способствуют эффективной коллективной работе. Задача совещания
· не найти виновного, а решить проблему. Свободное и откровенное изложение работниками своих мыслей, а также их непринужденность в общении значительно сократят потери времени.
Председательствующий должен учитывать так называемый психологический феномен и организовать такой порядок выступлений, при котором их очередность будет обратно пропорциональна авторитету и положению выступающего. Это обусловлено тем, что более молодые сотрудники весьма неохотно высказывают свою точку зрения
· особенно тогда, когда она не совпадает с уже высказанным мнением руководителя. Именно поэтому свежие, нестандартные решения проблем, исходящие от более молодых сотрудников, чаще всего просто не обсуждаются.
Другой способ повысить активность на совещании
· потребовать от каждого его участника, чтобы тот непременно выступил.
Наконец, надо помнить о том, что совещание как форма принятия коллективного решения имеет положительные стороны и недостатки.
Преимущества совещания:
Коллективное решение учитывает различные точки зрения и позиции, имеющиеся в среде сотрудников.
Устраняются индивидуальные решения, и у многих появляется чувство, что принято справедливое решение.
Принятие коллективного решения значительно уменьшает риск формулирования неправильного или ошибочного решения.
Коллективное решение
· это решение публичное; а значит, ориентированное на принятые юридические нормы и имеющиеся инструкции.
Коллективное решение, как правило, это решение рациональное, аргументированное.
Недостатки совещания:
При коллективном решении тратится больше времени, нежели этого требует принятие индивидуального решения «сверху».
Если на совещании присутствует большое количество людей, решение вообще может быть не принято.
На совещании появляется реальная опасность «заговорить» решение.
При коллективном решении отсутствует авторство и ослабевает ответственность за возможные последствия.
Коллективное решение может быть излишне компромиссным.
Решение, принятое на совещании, часто ориентировано на поддержание функционирования банка и редко направлено на принципиальное изменение его деятельности и развитие.

2. Подготовка и проведение собраний, совещаний менеджерами

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения. Постоянно работающие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют, как правило, постоянный день и время заседаний.
Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того нужно сразу обдумать место проведения совещания. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства. Но в том случае, когда имеются приглашённые и общее количество участников требует большего помещения, необходимо к его выбору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нём точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования. Повестка дня – это первый документ, который составляется при подготовке совещания.
Такие коллегиальные органы как коллегии, различные советы и т.д. имеют годовые, квартальные и месячные планы работы. При формировании повестки дня заседания такого коллегиального органа выносятся на обсуждение как плановые вопросы, так и оперативные по указанию руководителя.
При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.
В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога “О”, “Об”, например:
Повестка дня
1.О состоянии финансовой дисциплины в … (учреждениях) … (отрасли).
Докладчик: заместитель директора Павлов В.П.
2.Об итогах международной деятельности в 1996 г. Управления … (название управления).
Докладчик: начальник Управления Толкунов П.В.
З.О подготовке к переходу на новое программное обеспечение.
Докладчик: заместитель начальника Отдела … (название отдела) Крикунов А.О.

Список участников – это второй документ, который надо подготовить. Если это заседание постоянного коллегиального органа
· совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашённые лица.
Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющими опыт в решении аналогичных проблем.
Чёткой организации работы способствует составление списка по определённой форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания. Например:
Список участников совещания 05.09.97

Фами-лия,
имя, отчество

Какую
организацию представляет

Дата и
способ
направления
приглашения

Подтвер-
ждение
получе-
ния при-
глашения
(дата)

Согласие
принять
участие в
работе
(Да/Нет)

Предпо-
лагает ли
выступить
(тема вы-
ступления)

Нужда-
ется ли
в гости-
нице

Нуждается
ли в билетах
на обратный
путь (само-
лёт, поезд,
дата, номер
рейса)

Прибыл
на заседание

При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать одновременно при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа.
Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания.
Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Если все участники совещания – работники одной организации, секретарю достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространённым способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и согласовывается с руководителем. При передаче телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи, особенно места и времени совещания. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам. В организации может быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Особенностью этого вида документа является указание должности, инициалов и фамилии сотрудников, передавшего и принимавшего сообщение, номера их телефонов и указание времени приёма телефонограммы.
В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседания обычно рассылается.
Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо – приглашение. В нём помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении даётся полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если рассылается повторное приглашение лицам, подтвердившим своё участие, то эти сведения будут указаны в повторном приглашении.